Lean en HR

8 verspillingen die je ziet met een Lean bril op

Wordt er Lean gewerkt in jouw organisatie? Dit wil zeggen: wordt er efficiënt en klantgericht gewerkt, zonder dat er onnodig tijd, geld en middelen verspild worden? Hoe kan HR hieraan bijdragen?

Het begrip Lean
Lean is letterlijk te vertalen als slank en lenig. Organisaties die Lean werken, zorgen dat hun processen zo slim en flexibel mogelijk zijn ingericht. Hierdoor blijven ze wendbaar en kunnen ze klantgericht en efficiënt te werk gaan.

De Lean methode is door de onderzoekers Jim Womack en Dan Jones geïntroduceerd in de Westerse wereld. Voor hun boek The machine that changed the world deden zij onderzoek naar verschillen in effectiviteit van verschillende autofabrikanten. Toyota kwam hierin als winnaar uit bus. En de Toyota productiemethodiek was Lean: heldere processen, minimale verspilling, optimale focus op toegevoegde waarde.

Lean werken betekent meer tijd voor klantgerichtheid
In eerste instantie was Lean alleen van toepassing op productieprocessen, maar inmiddels wordt de methode veel breder ingezet. Elk proces in elk type organisatie kan bekeken worden met een ‘Lean bril’ op. Want in bijna elke situatie kun je efficiënter handelen wanneer je let op onnodige verspillingen. En het mooie is: wanneer je minder tijd kwijt bent aan werkprocessen, blijft er meer ruimte over om te focussen op de behoefte van je (interne) klant.

De acht verspillingen van Lean
Op welke verspillingen wordt gefocust in de Lean methode? We zetten ze nu kort voor je op een rij.

1. Wachten
Als de stappen in een proces niet goed op elkaar aansluiten, ontstaat er wachttijd. De doorlooptijd van een product of dienst wordt hierdoor langer en zo daalt de productie.

2. Overbewerking
Als de behoeften van klanten niet helder zijn, bestaat de kans dat er meer gedaan wordt dan een klant nodig heeft. Dit is zonde wanneer het om overbodige extra’s gaat die geen waarde toevoegen.

3. Voorraad
Een grote voorraad hebben klinkt goed; er is immers altijd genoeg. Toch is dit niet zo, want opslag en beheer kosten geld en tijd. De kunst is om alleen op voorraad te hebben wat je nodig hebt. Dit kan gaan om goederen, maar ook om informatie (een volle inbox met een voorraad e-mails is bijvoorbeeld ook een onnodig grote voorraad).

4. Transport
Verspilling van transport vindt plaats als er te veel, te weinig of met vertraging getransporteerd wordt. Dit kan gaan om informatie (bijvoorbeeld post die pas na dagen aankomt) of goederen (er wordt meer of minder geleverd dan er besteld is).

5. Fouten
Een vergissing is menselijk, maar wel heel inefficiënt. Een fout moet namelijk worden hersteld, wat energie, tijd en geld kost.

6. Overproductie
Produceer alleen wat de klant vraagt. Zo voorkom je verspilling van tijd of grondstoffen. Ook kom je niet met onnodige voorraden te zitten.

7. Beweging
Liggen de spullen in een werkproces op de juiste plek? Wordt reistijd van medewerkers tot een minimum beperkt? Onnodige beweging kost tijd en geld.

8. Talent
Wanneer hoog opgeleide medewerkers werk onder hun niveau doen, is dit verspilling van kennis en talent. Het zorgt daarnaast ook voor minder uitdaging en werkplezier.

Veel verspillingen overlappen elkaar. Wanneer één verspilling wordt aangepakt, heeft dit vaak een positief sneeuwbaleffect. Als de overproductie bijvoorbeeld beperkt wordt, is er minder transport en beweging nodig en krimpen de voorraden. Als talent optimaal wordt ingezet, daalt het aantal fouten en de daaruit voortkomende wachttijd.

Het uiteindelijke doel van Lean is om elk proces zo soepel en efficiënt mogelijk te laten verlopen en precies aan te laten sluiten op de behoefte van de klant.

Lean en de rol van HR
HR speelt een belangrijke rol bij het slagen van Lean in een organisatie. Allereerst kan HR haar eigen processen zo Lean mogelijk inrichten. Practice what you preach. Deze processen hebben direct betrekking op de medewerker en vervullen daarom een voorbeeldfunctie.

HR kan bijvoorbeeld de beoordelings- en functioneringsgesprekken, werving & selectie en de salarisadministratie zo praktisch en functioneel mogelijk inrichten. Dit zorgt voor een positieve klantbeleving bij de interne klanten (de medewerkers). Zij ervaren hiermee aan den lijve hoe prettig het is als processen lean ingericht zijn. HR houdt hiermee ook meer ruimte om aandacht te besteden aan andere behoeften van medewerkers, bijvoorbeeld ondersteuning in hun persoonlijke ontwikkeling binnen de organisatie.

Tenslotte is het belangrijk dat HR bijdraagt aan een cultuur die gericht is op continue verbetering. HR kan randvoorwaarden creëren waarbinnen een continue verbetercultuur tot bloei kan komen.

Meer weten over Lean?
Wil je meer informatie over de mogelijkheden van Lean in jouw organisatie? BBKwadraat denkt graag met je mee in een vrijblijvend kennismakingsgesprek. Ook organiseren wij trainingen op het gebied van Lean voor HR professionals.

Mail voor meer informatie naar info@bbkwadraat.nl of bel 0294 28 13 54.

Scroll to top