Strategische personeelsplanning, het is net topsport

Te weinig professioneel, geen lange termijn visie en een financieel ongezond beleid. De kritiek op de manier waarop topsportclubs hun organisatie runnen is vaak niet mals. Neem eens een voorbeeld aan het bedrijfsleven, roepen de criticasters dan.

Op zich niks mis mee, maar laten we de zaken eens omdraaien. Het bedrijfsleven kan ook leren van de sportwereld. Op het gebied van scouting en transfers, bijvoorbeeld. Het beleid is bijna één op één te vertalen naar strategische personeelsplanning.

Organisaties besteden meer en meer aandacht aan het aantrekken, ontwikkelen en behouden van het juiste talent. Ook wordt er vaker nagedacht over hoe key posities kwantitatief en kwalitatief goed bezet kunnen blijven. Sportclubs houden zich hier altijd al mee bezig. Niet zo gek, want het belang om tijdig het juiste talent in huis te hebben is voor hen overduidelijk.

Strategische personeelsplanning op het sportveld

Sportclubs scouten niet alleen talent in het algemeen, maar zoeken ook gericht naar toppers voor specifieke posities. Bijvoorbeeld als ze weten dat een talent binnen afzienbare tijd zal vertrekken. Daarnaast hebben sportclubs voor noodsituaties een reservebank. Daarop zitten spelers letterlijk te wachten tot ze ingezet worden.

Bij het gericht scouten wordt gekeken naar een aantal kenmerken. Bij een voetbalclub zou dit er bijvoorbeeld zo uit kunnen zien:

• De tactiek die de trainer voor ogen heeft. Hoe helderder deze is, hoe gerichter er gescout kan worden. Alle volgende punten zijn hier dan ook mede van afgeleid.

• De Positie waarvoor een nieuwe speler nodig is in relatie tot de posities waarop de potentiële nieuwe speler uit de voeten kan.

• De benodigde kwaliteiten ten opzichte van de kwaliteiten van de speler (b.v. techniek, inzicht, balgevoel, snelheid, schot, etc.). Vaak wordt hierbij ook gekeken naar wat een goede aanvulling is op het huidige team.

• De gewenste en daadwerkelijke persoonlijkheid van de speler. Past een aanjager het best of juist iemand de rust bewaart? Zoekt de club een leider of een werker?

• Het beschikbare budget. Helaas is Messi voor de Nederlandse voetbalclubs ‘out of their league’ qua salaris.

Met bovenstaande zaken in gedachten gaan de scouts aan de slag. Vaak zoeken ze al naar mogelijke ‘opvolgers’ voordat een positie echt vrij komt. Sportclubs leggen lijstjes aan met sporters die interessant kunnen zijn als een belangrijk teamlid vertrekt. De potentiële nieuwe sporters zijn nog niet benaderd, maar al wel in beeld bij de club. Als de positie vrij komt, kan er veel sneller voor opvolging gezorgd worden.

 

Opvolgers in kaart, ook in het bedrijfsleven

Net als sportclubs zouden ook bedrijven er goed aan doen om potentiële opvolgers in kaart te brengen voor hun belangrijkste posities. Omdat de meeste bedrijven meer medewerkers hebben dan sportclubs, is het onmogelijk om dit voor alle posities te doen.

Dat is trouwens ook niet nodig, voor veel posities is opvolging namelijk makkelijk te vinden.
Onderstaand kwadrant helpt om te bepalen voor welke posities het goed is om op tijd na te denken over opvolging.

figuur_SPP

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Bepaal het belang van de medewerker voor de organisatie

• In welke mate heeft de medewerker impact op het succes van de organisatie?
• Hoe moeilijk het is om geschikte opvolging te vinden binnen de organisatie en/of de huidige arbeidsmarkt?
• Wat is de impact op de organisatie als de functie relatief lang onbemand is?

Stel het risico op vertrek vast

• Wat is de leeftijd van de medewerker?
• Welke ambities/wensen komen naar voren in gesprekken (bijvoorbeeld d.m.v. belangstellingsregistratie)?
• Heeft de medewerker een profiel dat gewild is op de arbeidsmarkt?

De hoogste prioriteit hebben de posities in het kwadrant rechts boven (belangrijke positie met een hoog risico op vertrek), gevolgd door het posities links boven (belangrijke positie met laag risico op vertrek).

 

Scouten van talent voordat een positie vrijkomt

Hoe scout je als bedrijf mogelijke opvolgers voordat een positie vrijkomt? Ook daar helpen sportclubs een handje. De kenmerken die voetbalclubs gebruiken bij het scouten van spelers kunnen bijna letterlijk overgenomen worden:
• Het uitgangspunt is de strategie van de organisatie. Wat betekenen de toekomstvisie en strategie voor de medewerkers die nodig zijn op key posities?

• Voor welke posities zijn potentiële opvolgers nodig? Op welke posities zijn geschikte kandidaten nu vooral actief? Dit kan natuurlijk een soortgelijke positie zijn, maar denk ook aan posities waarop talenten kunnen zitten die in de nabije toekomst kunnen doorgroeien.

• Welke kwaliteiten zoek je (b.v. opleiding, ervaring, kennis, vaardigheden)?

• Aan welke persoonlijkheden heeft de organisatie (ook gezien de teamsamenstelling) behoefte?

• Wat is de salarisrange van de functie en is het waarschijnlijk dat de kandidaten daarbinnen vallen? Deze informatie is natuurlijk niet volledig transparant, maar in veel gevallen valt er wel een inschatting te maken op basis van de huidige positie en werkgever van de kandidaat in combinatie met benchmarks.

 

Waar zitten de talenten?

Bedrijven hebben twee bronnen voor opvolging: interne kandidaten en de arbeidsmarkt.
Wanneer gekeken wordt naar interne kandidaten, is dit eigenlijk het opbouwen van een ‘reservebank’ zoals sportclubs die ook hebben.

Aan de ene kant zijn de ‘reservespelers’ binnen bedrijven de medewerkers die een functie tijdelijk kunnen vervullen, maar die niet geschikt zijn voor definitieve opvolging. Je hebt dan tijdelijk niet de ideale bezetting voor een functie, maar wel continuïteit (zo wordt tegen de meeste reservespelers bij sportclubs aangekeken).

Aan de andere kant kunnen de ‘reservespelers’ ook de talenten van een organisatie zijn. Deze medewerkers kunnen een functie nu nog niet vervullen, maar als zij zich goed ontwikkelen wel binnen afzienbare tijd (ook deze categorie reservespelers kennen we binnen de sportwereld, bijvoorbeeld aanstormend talent uit 2e elftallen die bij het 1e elftal op de bank aanschuiven).

In hoeverre organisaties over deze talenten kunnen beschikken valt of staat met goed Talent Management. Opvolgers vanuit de arbeidsmarkt worden in eerste instantie alleen in kaart gebracht en pas benaderd als er daadwerkelijk een vacante positie ontstaat. Binnen de sportwereld is dit de transfermarkt.

 

Tijd voor een trainingskamp

De vergelijking met de topsportwereld gaat natuurlijk niet voor 100% op. De arbeidsmarkt is namelijk een stuk minder overzichtelijk dan bijvoorbeeld de voetbalwereld. Maar met tools als LinkedIn kunnen ook opvolgers buiten de organisatie goed in kaart gebracht worden.

Dit vraagt wel om een duidelijk profiel en ideeën over ‘waar te zoeken’. Zoekcriteria die bijvoorbeeld gebruikt kunnen worden zijn: branches, specifieke concurrenten/bedrijven, lidmaatschap van netwerken, regio en ervaring.

Een ander verschil met de sportwereld is dat topclubs zich actief bezighouden met mobiliteit. Sporters vertrekken niet alleen op eigen initiatief, maar worden soms ook gestimuleerd om over te stappen. Dit kan te maken hebben met financiële voordelen (transfersommen en aflopende contracten), maar ook met de prestaties van de sporters. In dit artikel is dit bewust buiten beschouwing gelaten.

Alles overziend is er toch maar één conclusie mogelijk: er valt voor bedrijven heel wat te leren van topclubs. Wil je voorkomen dat belangrijke posities lang onbezet blijven of dat de juiste opvolger helemaal niet wordt gevonden? Ga eens op trainingskamp en leer strategische personeelsplanning kennen en vooral ook spelen!

Scroll to top